Referat af bestyrelsesmødet d. 29.11.2019

Referat af bestyrelsesmødet d. 29.11.2019

Tilstede: Hans Christian og Jonna Vorting, Birte Tørnqvist, Teresa Christensen, Poul Erik Hansen, Else Lorenzen, Lærke og Ute Mødeleder: Teresa

Pkt. 1. godkendelse af dagsorden: der tilføres pkt. 2a. Forretningsorden

Pkt. 2. godkendelse og underskrift af ref. fra sidste møde. Ok Pkt. 2.a. Forretningsorden gennemgås og redigeres. Vedhæftes referatet her. Bestyrelsen konstituerer sig på ny pga. frafald fra både næstformand og kasserer og ser nu således ud: Formand: Hans Christian Næstformand: Else Kasserer: Birte

Pkt. 3. nyt fra bestyrelsen: Else og Birte har været til netværksmøde i Fredericia med Frise. Det gav et godt indblik i vores verden og i det der rører sig. d. 5.11.2019, blev der afholdt dialogmøde mellem socialudvalget og Frivillighedsrådet. Arbejdet med GDPR (Persondatalov) er nu ved at være nået til vejs ende og sendes med rundt til gennemsyn og underskrift ved næste møde. Gennemgang af strategi – næste fokus pkt. er Frivilligbørs. Hvem vil være med i en arbejdsgruppe? Arbejdsgruppen blev ikke nedsat endnu. Ute foreslår, at vi finder folk i lokalområdet med kontakt til erhvervslivet. Der arbejdes videre. Birte spørger til hvad ”hvem griber den” betyder, som blev nævnt i nyhedsbrevet. Forklaring – jobopslag med frivilligjob, for at synliggøre hvor vi har brug for hænder. Og – Ute, husk at påføre datoer på fredags nyheder – jep 

Pkt. 4. nyt fra Centerleder / kontoret. Nyhedsmailen fra sidste fredag, dækker det fint ind. Referat / drøftelse af Utes møde i Vejen (netværksmøde med Frivilligcenterledere og Frise vedr. selvevalueringer og kvalitetsgrundlag. Det var en god og udbytterig eftermiddag. Kort drøftelse af samarbejde mellem Medborgerhus og Frivilligcenter og brugen af vores repræsentant i Medborgerhusfonds bestyrelsen.

Pkt. 5. ud over Frivilligbørs, er der fokus på hjemmeside opdatering, julehilsen / Nyhedsbrev og fællesannonceringer. Vi har rekord mange foreninger med i den ordning i år. Drøftelse af Rullende Frivilligcenter, som efterhånden kører meget godt og lokalområderne ved, at jeg kommer. Bestyrelsen åbner for muligheden for at kunne komme med ud engang imellem, hvis nogen har tid og lyst. Husk, at det er hver den sidste uge i mdr.

Pkt. 6. gennemgang af selvevalueringsskema – sendes ud til gennemsyn i stedet. Tiden løber lidt fra os

Pkt. 7. den nye ferielov – udsættes

Pkt. 8. Økonomi/ regnskab / program og revisor. Birte har arbejdet i bankskifte til Sparekassen og undersøgt muligheden for at skifte til revisoren på Ribelandvej. Hvis vi vælger en ny revisor, kan vi få adgang til et meget enkelt regnskabsprogram, som SEA allerede arbejder med.

Pkt. 9. kommende møde. Næste bestyrelsesmøde fredag d. 17.1.2020 kl. 10.00. Annegrethe (vores suppleant) har lige være forbi kontoret og lover fremover, at komme mere på banen. Tak for det

Pkt. 10. evt. Poul Erik fortæller om stormøde pkt. hvor han fortalte om Frivillighedsrådets arbejde og hans ”julegaveønske” om mere og tættere samarbejde mellem FR og FC.

Tak for et godt møde, hvor vi dog var lidt presset af tiden. Der afsættes derfor fremover 2,5 timer til vores bestyrelsesmøder. Tak for god mødeledelse Teresa e.

Referat af bestyrelsesmødet d. 11. oktober 2019

Referat af bestyrelsesmødet d. 11. oktober 2019 fra kl. 10.00-12.00

Tilstede: Else, Hans Christian, Jonna, Birte, Poul Erik, Teresa, Lærke og Ute Afbud: Jonni

Ref. Ute

Pkt. 1. godkendelse af referat af sidste møde. – spørgsmål vedr. GDPR – Poul Erik gennemgår sagens gang. Endeligt dokument klar til næste møde. Ligeledes udarbejder Poul Erik et udkast til en forretningsorden, som også kan gennemgås til mødet i november. Birte har fundet en forretningsorden frem fra 2006, som Ute sammenholder med Poul Eriks forslag. Frivilligcentrets strategi bliver fremlagt til næste møde med henblik på at ajourføre opgaverne frem til næste generalforsamling. Lærke og Ute har lavet et kæmpe årshjul (årskasse) på en opslagstavle på kontoret, som blev vist frem. Til de kommende møder, vil der være udpeget en ordstyrer, som vælges på skift. Dagsorden vil fremover være skrevet ind i et særskilt dokument – Ute udarbejder en skabelon og sender til Jonna. Mht. bankskifte, så arbejder Birte videre med opgaven. Husk, at være opmærksomme på, hvornår det kommende budgetseminar afholdes, så vi kan få datoen ind i vores årshjul.

Pkt. 2. godkendelse af dagsorden. OK

Pkt. 3. nyt fra bestyrelsen. Hans Christian og Ute orienter om samarbejdsmødet med 4 fra sundhedsafdelingen og Selvhjælp Sydvest. Referatet af mødet er sendt ud, så ikke meget nyt at tilføje. Samarbejdsaftalen med Tønder kommune blev underskrevet på mødet. Eksemplar delt ud til bestyrelsen. Samarbejdsmødet mellem Frivillighedsrådet og Frivilligcenter Tønder d. 8. oktober 2019. også her er referatet sendt ud til alle. Ute nævner, at der stadig hersker stor uvidenhed om Frivilligcentrets struktur og virke / forankring blandt kommunale medarbejder og spørger Kirsten, om der evt. kan sendes en skrivelse rundt via kommunens intranet med en orientering, forfattet af os selv. Kirsten Nissen undersøger, om det kan lade sig gøre. ( endnu intet nyt, hvad det angår) Birte, Lærke og Poul Erik deltog i Medborgerhus fonds bestyrelsens valgmøde – der aflægges kort referat. Det officielle referat er sendt ud til alle. Birte roser Utes nye initiativ om nyt til bestyrelsen hver fredag – opbakning fra resten af bestyrelsen. De ugentlige opdateringer om nyt fra Frivilligcenter fronten, erstatter orienteringsmailene før vores møder – med mindre der kommer mere nyt. Kort evaluering af Frivillig Fredag og drøftelse af, at begrebet Frivillig fredag hører naturligt til i Frivilligcenter regi. Tønder kommune har taget brandet til sig som deres takkefest til de frivillige. Der følges op på, hvordan vi fremover arbejder med dagen.

Pkt. 4. Nyt fra Centerleder. Ute har ansøgt om støtte til ”gå dig glad” fra den Nordslesvigske Kvindefond, som har bevilliget 5000 kr. Afhentes på Folkehjemmet d. 25. oktober. Ute fortæller om henvendelse fra Tønder gymnasium, vedr. en gruppe fra Ungdommens Røde Kors, som ønsker at afholde filmaftener for udlændinge. Der er i forvejen et projekt i gang – grænseoverskridende samarbejde mellem Nordtyskland og Syddanmark, omhandlende flygtninge/indvandrere og arbejde/uddannelse. Der kunne evt. laves en kobling mellem de to tiltag og bygges bro til øget samarbejde til Røde Kors. Ute formidler kontakterne og sender datoer for filmaftenerne ud til Hans Christian og Jonna. Tidligere kasserer Knud Petersen, er begyndt som frivillig på kontoret og er i gang med at få et overblik over vores regnskab. Birte og Knud arbejder nu sammen om det. Flot arbejde. Næste dialogmøde med socialudvalget er d. 5. nov. 2019 Der arbejdes på en patientforenings dag / workshop – datoen er flyttet til d. 28. nov. Fra kl. 15-18. Der arbejdes ydermere på en fast ”åben rådgivningsdag”, hvor borgere kan få hjælp og støtte mht. behov for bisidder / økonomisk rådgivning. Ute vil drøfte muligheden herfor med Dansk Folkehjælp. Ideen udspringer af, at der kommer et støt stigende antal borgere på kontoret, med behov for individuel støtte. Pkt. 5. referat af mødet med Frivillighedsrådet. Se pkt. 2 Pkt. 6. Årshjulet – Se pkt. 1

Pkt. 7. kompetencefordeling (hvem gør hvad) – skemaet sendes ud igen og gennemgås til næste møde. Hans Christian tager kontakt til Jonni med henblik på deltagelse i bestyrelsen. I den forbindelse blev der drøftet muligheden for en evt. omrokering af titler. Bestyrelsen har brug for en næstformand med indblik i hverdagen og Frivilligcentrets drift.

Pkt. 8. Invitationen til workshoppen om samskabelse er sendt ud igen og Hans Christian har tilmeldt sig fra os. Poul Erik fortæller om mailen fra Niels Top vedr. en ”grejbank”, hvor foreningerne kan låne forskelligt udstyr – også en slags ”børs”. God ide og fordel for foreningerne. Netværksmøde i Region Syd – d. 21.11.2019 Stormøde d. 26.11.2019 Patientforeningsdag – d. 28.11.2019 Næste bestyrelsesmøde / strategimøde – d. 29.11.2019 kl. 10.00 Pkt. 9. evt. Lærke fortæller, at hun har indstillet Frivilligcentret til den sociale virksomhedspris. TAK Lærke Ute viser opslag om dans for demente, som starter op med Ann-Britt Garlov her i Medborgerhuset i oktober og november 2019.

Jeg vil ikke sige tak for god ro og orden, men for dejligt engagement og deltagelse. Beklager, at tidsammen sprang.

D. 27. august 2019

Ref af bestyrelsesmødet d. 27. august 2019 kl. 10.00-12.00

Tilstede: Hans Christian og Jonna, Birte, Poul Erik og Ute Afbud fra: Jonni, Teresa, Else, Ingrid, Ref. Ute

1. godkendelse og underskrift af ref. Fra sidste møde i maj 2019 – ok. Birte spørger til ”Værktøjskasse” og Ute har spurgt til dem via Frise. Kommer, når nyt sæt er revideret. Birte spørger til dato for næste formandsnetværk. Der foreligger ikke nogen dato – der følges op. Birte spørger til Persondatalov. Poul Erik og Ute laver udkast. Lidt forsinket grundet mange andre aktiviteter.

2. godkendelse af dagsorden. Ok, men fremover udsender Hans Christian dagsorden og der bliver valgt en ordstyrer.

3. nyt fra bestyrelsen: kort ref. Af mødet med kommunen d. 2. juli vedr. samarbejdsaftalen. Ref. Af ”stafet for livet”, hvor flere var aktive - god aktivitet, som vi gentager næste år med flere kræfter under planlægning / gennemførsel. Drøftelse af, hvordan vi får flere i bestyrelsen til at være aktive? Nyt forsøg på at indhente oplysninger om, hvem der vil og kan hvad og flere oplysninger / orienteringer fra Ute imellem møderne.

4. nyt fra Centerleder: kort ref. Af samarbejdsmøde med Selvhjælp Sydvest. Samarbejdet med Selvhjælp omkring stafet for livet. Orientering om valgmøde i Medborgerhuset i september. Orientering om workshop tilbud: ” invitation til samskabelser”. Info om møde med Landdistrikskoordinator, Karin Kjærgaard. Ref. Af mødet er sendt ud tidligere i dag. Hans Christian deltog. Ute går pr. 1.10.19 ned på 30 ugentlige timer, for at gøre plads til ansættelse af Lærke i flexjob. Ute snakker med lønkontoret vedr. nye ansættelseskontrakter m.m. (er sket). Næste møde i ledernetværket Region Syd, bliver afholdt i Langeland i oktober. Drøftelse af, hvordan vi bedst følger op på strategi, årshjul m.. Inddragelse af en evt. arbejdsgruppe? Noget for Jonni, Else eller Teresa?

5. City Info: Ute laver ny ”pind” på hjemmeside, hvoraf der tydeligt fremgår, hvor skærmene konkret står og der arbejdes på et overblik via Excel ark, hvoraf der fremgår, hvem der reklamerer hvor og hvor tit. Godt redskab til opfølgning og dokumentation.

6. Frivillig Fredag. Drøftelse af ”slagets gang”. Alle tilmelder sig individuelt og / eller sammen med egen forening.

7. Kulturuge i uge 40. Ute har budt ind med en cafeeftermiddag d. 2. oktober fra 16-18 under overskriften ”vildskab”.

8. doubleringskursus indhentet via Center for frivilligt socialt arbejde i Odense om: ”eksternalisering – teknikker til den gode samtale med brugerne”. Afholdes ved Frivilligcenteret d. 6. +7. september.

9. frivilligbørs, årshjul og strategi – se ovenfor. Revideret årshjul sendes ud snarest – indeholdende konkrete datoer.

10. mødedatoer for resten af året: næste bestyrelsesmøde d. 15. oktober kl. 10.00. Sidste møde i 2019 og julefrokost d. 13.december kl. 16.00. (evt. Bowler Inn). Tjek jeres kalender og meld hurtigt tilbage, hvis datoerne ikke passer jer – så prøver vi at finde nye og mere passende dage / tider.

11. evt. tak for et godt og inspirerende møde, hvor vi, igen, kom langt omkring. Drøftelse af et evt. bankskifte. Ute undersøger mulighederne for, at skifte til Sparekassen. ( Er sket) Poul Erik minder om samarbejdsmødet mellem FC og FR d. 8. oktober kl. 14.00. på gensyn ref. Ute